ISO 20121: linee guida per realizzare eventi sostenibili

By Gaia / ottobre, 7, 2014 / 0 comments

Si parla spesso ed in diverso modo di sostenibilità e di quanto sia fondamentale oggi offrire al cliente pratiche green all’interno dell’evento che si è chiamati ad organizzare.

Con l’entrata in vigore della normativa ISO 20121, lo standard di gestione per l’organizzazione sostenibile di eventi, e  la possibilità offertaci da diverse aziende private, riconosciute come organismi di accreditamento, di ottenere attraverso vari step la certificazione secondo  norma, l’argomento “come ridurre l’impatto ambientale, economico e sociale di un meeting” ora sembra essere all’ordine del giorno.

Prescindendo dalla normativa ISO e dal come, perchè o a chi rivolgersi per la certificazione, quello che, nella teoria e poi nella pratica abbiamo verificato è che ci sono una serie di accorgimenti che possono essere attuati nella pianificazione e realizzazione di un evento affinchè possa essere, per quanto ci è possibile, considerato sostenibile:

Nello specifico un evento sostenibile dovrebbe:

  • Ridurre le emissioni di gas a effetto serra (GHG), attraverso l’analisi delle emissioni necessarie (espresse in CO2eq) e creando azioni di compensazione per quelle inevitabili;
  • Minimizzare l’utilizzo e il consumo di risorse naturali (ad esempio acqua ed energia);
  • Evitare la produzione di rifiuti, ove possibile, e provvedere al riutilizzo e / o riciclaggio dei rifiuti residui;
  • Promuovere a livello locale i benefici economici, sociali ed ambientali derivanti dalla realizzazione degli eventi sostenibili;
  • Garantire livelli certi di salute e sicurezza di tutti gli attori coinvolti;
  • Aumentare la consapevolezza dei partecipanti, del personale, dei fornitori di servizi, degli sponsor, dei cittadini sui temi della sostenibilità attraverso una chiara comunicazione degli obiettivi di sostenibilità e delle misure adottate;

Valutando tali aspetti diventano punti chiave nell’organizzazione dell’evento:

- la scelta della location dell’evento e dell’alloggio dei partecipanti

La sede deve essere facilmente raggiungibile a piedi, con trasporto pubblico o, perchè no, in bicicletta. Dovrebbero essere preferiti, dove possibile, edifici che massimizzino l’uso della luce naturale, adottino politiche di risparmio energetico e sistemi di raccolta e riciclaggio rifiuti, abbiano un sistema di video o tele-conferenza ( integrare un evento virtuale all’interno dell’evento che si programma aiuta a ridurre gli impatti legati alla presenza fisica dei relatori)

- il modo in cui comunicare l’evento

Necessario ridurre l’uso della carta o, se proprio necessario, utilizzare carta riciclata, stampare fronte/retro e prevedere lo scarico di informazioni e documenti dal sito dell’evento cosiccome la registrazione stessa dei partecipanti facendo ricorso ai tanti supporti che, con l’avvento di smartphone e varie, la Meeting Architecture oggi ha messo a disposizione prima, durante e dopo il meeting.

Investire, in luogo di gadget o materiale promo, in progetti sostenibili, o in prodotti realizzati con materiali sostenibili, riportanti i relativi marchi di garanzia(marchio FSC per esempio) riciclati o biologici.

- il tipo di ristorazione

Il cibo è cultura del territorio e storia di popoli pertanto è fondamentale preferire nell’organizzazione della ristorazione, un menù che utilizzi prodotti locali, meglio se a km.0, stagionali e/o biologici, prediligere, dove possibile, acqua di rubinetto o contenitori in vetro e caraffe, bevande e vini biologici o biodinamici del territorio, concordare politiche antispreco, magari a carattere sociale con l’addetto del catering (invio cibo in eccesso non consumato e debitamente confezionato ad associazioni specifiche), ricorrere a stoviglie in polpa di cellulosa, Mater Pi o altro materiale riciclabile o a base vegetale.

A tal proposito nella scelta del catering è opportuno valutare fornitori che applichino strategie di sostenibilità d’impresa certificate (ISO 14001/EMAS/ECOLABEL/CSR)

- lo smaltimento rifiuti

La riduzione dei rifiuti deve essere pianificata prima, durante e dopo l’evento, riducendo il materiale stampato, gli articoli in plastica e gli ordinativi di cibo superiori al necessario e pianificando la raccolta differenziata e lo smaltimento.

-i servizi di trasporto e mobilità

Una gestione efficiente dei trasporti è un fattore fondamentale per la sostenibilità in considerazione della riduzione di CO2 che ne deriva.

A tal proposito i luoghi principali dell’incontro (sede del meeting, alloggio, centro città, mezzi di trasporto) dovrebbero essere tutti vicini e collegati tra loro e tutti i partecipanti devono disporre di mappe e orari per muoversi in modo sostenibile a piedi, con trasporto pubblico e di un eventuale luogo in cui noleggiare biciclette.

In caso di necessità di noleggio con conducente è possibile rivolgersi a strutture in grado di offrire vetture o servizio taxi ibridi.

In materia di forniture, in tutte le fasi di organizzazione,  il motto è sicuramente “Go local”, più i fornitori dei servizi all’evento saranno vicini alla location minore sarà l’impatto ambientale derivante dal trasporto.

La capacità di ogni organizzatore di riuscire a saper convogliare uno o tutti questi  aspetti all’interno dell’organizzazione, oltre all’adozione di una serie di accorgimenti relativi agli allestimenti, attribuisce, a nostro avviso,  già di per sè , al di là della certificazione ISO, importanti  caratteri di sostenibilità all’evento da poter utilizzare in sede di trattativa con il cliente che abbia fatto richiesta di un “evento green”.

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